Comment sauvegarder automatiquement les fichiers ouverts ?

Le courant a été coupé soudainement et vous avez perdu tout le travail que vous faisiez sur l’ordinateur. Mais pourquoi vous n’utilisez pas les fonctions de sauvegarde automatique de votre ordinateur ? Vous ne le savez peut-être pas, mais des programmes comme Microsoft Office et LibreOffice comprennent une fonction qui sauvegarde automatiquement le travail effectué par l’utilisateur à intervalles réguliers : cela vous permet d’avoir une copie de sauvegarde de vos documents toujours prête et de restaurer votre travail en cas de panne ou de coupure soudaine de courant sur votre ordinateur. Qu’en est-il des autres logiciels ? Ne vous inquiétez pas, il y a une solution pour eux aussi.

Sous Windows, par exemple, vous pouvez télécharger un programme gratuit qui vous permet de sauvegarder automatiquement les fichiers ouverts dans (presque) toutes les applications, tandis que sous MacOS, pour obtenir le même résultat, vous pouvez profiter d’une fonction incluse “en standard” dans le système d’exploitation. Pour en savoir plus, lisez la suite : tout est expliqué ci-dessous.

Sauvegarde automatique des fichiers ouverts sur Windows

Si vous souhaitez enregistrer automatiquement les fichiers ouverts sur un PC Windows, vous devez utiliser AutoSaver : un programme gratuit qui vous permet d’enregistrer automatiquement les fichiers sur lesquels vous travaillez à intervalles réguliers. Il ne nécessite pas d’installation pour fonctionner et supporte tous les programmes dans lesquels vous pouvez enregistrer des fichiers en utilisant la combinaison de touches Ctrl S sur le clavier du PC (donc pas Microsoft Office, mais LibreOffice et de nombreux autres programmes le font).

Pour télécharger AutoSaver, rendez-vous sur son site officiel et cliquez sur le bouton « Télécharger AutoSaver ». Une fois le téléchargement terminé, ouvrez le paquet ZIP contenant AutoSaver, extrayez le contenu de n’importe quel dossier et lancez l’exécutable « AutoSaver.exe ». Une icône bleue de disquette apparaîtra dans la barre des tâches à côté de l’horloge Windows : cliquez dessus pour accéder à l’écran de configuration de l’économiseur d’écran.

Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez utiliser la barre de réglage située sous « Intervalle de sauvegarde » pour définir l’intervalle de temps après lequel le programme doit lancer la sauvegarde automatique des fichiers (1 minute, 5 minutes, 10 minutes). Les valeurs recommandées sont 1 minute et 5 minutes, car en la réglant sur moins, vous risquez de surcharger les performances de votre ordinateur et en la réglant sur plus de cinq minutes, vous risquez de toute façon de perdre votre emploi en raison d’un accident ou d’un manque d’alimentation électrique.

Un autre paramètre très important est le mode de fonctionnement AutoSaver, qui peut fonctionner de deux manières différentes : en cochant la case « Sauvegarder automatiquement » dans toutes les applications sauf, vous pouvez activer AutoSaver dans tous les programmes sauf certains que vous avez sélectionnés, tandis qu’en cochant la case “Sauvegarde automatique uniquement” dans ces applications, vous pouvez garder AutoSaver actif uniquement pour certains programmes que vous avez sélectionnés en excluant automatiquement tous les autres.

Pour choisir les programmes à inclure ou à exclure de l’action AutoSaver, cliquez sur le bouton « Ajouter en bas » et sélectionnez leur fichier exécutable (.exe) dans le dossier C:/Program Files ou C:/Program Files (x86). Si vous avez des doutes, vous pouvez supprimer un programme ajouté à AutoSaver en le sélectionnant et en appuyant sur le bouton « Supprimer ». Vous pouvez également configurer AutoSaver pour qu’il démarre automatiquement chaque fois que vous vous connectez à Windows en cochant la case « Exécuter au démarrage de Windows ». Pour enregistrer vos paramètres et mettre le programme en action, il suffit de cliquer sur le bouton x dans le coin supérieur droit et de fermer sa fenêtre principale.

Remarque : sous Windows 7 et les versions antérieures, AutoSaver nécessite l’installation du .Net Framework 4.0 de Microsoft. Si vous utilisez l’un des systèmes d’exploitation en question, veuillez vous connecter à cette page web et cliquer d’abord sur le bouton « Télécharger » puis sur « Non, merci ». Lorsque le téléchargement est terminé, ouvrez le fichier que vous venez de télécharger, vérifiez que « j’ai lu et accepté les conditions de licence » et terminez l’installation en cliquant d’abord sur « Installer puis sur Terminer.

Enregistrer automatiquement les fichiers ouverts dans macOS

À partir de la version 10.7 (Lion), macOS comprend une fonction qui enregistre automatiquement les fichiers ouverts dans « Aperçu, Pages, Numéros, Keynote, Texte Modifier » et toutes les autres applications qui le supportent. La sauvegarde a lieu dès que l’utilisateur fait une pause ou, si l’utilisateur continue à travailler sans cesse sur le même fichier, toutes les cinq minutes. En outre, il enregistre automatiquement toutes les modifications apportées à un dossier lorsque celui-ci est clôturé.

La fonction est active par défaut mais, dans certains cas, elle peut être limitée par un réglage dans les « Préférences Système » : celui qui permet de désactiver l’enregistrement automatique d’un fichier lors de la fermeture du programme utilisé. Pour vous assurer que ce paramètre est désactivé, ouvrez les « Préférences Système » (l’icône de l’engrenage sur la barre du Dock) et sélectionnez l’icône « Général » dans la fenêtre qui s’ouvre. Repérez ensuite l’option “Demander d’enregistrer les modifications lors de la fermeture des documents” et, si elle est présente, décochez-la.

Enregistrer automatiquement les fichiers ouverts dans l’Office

Comme déjà mentionné lors de l’ouverture du courrier, Word, Excel, PowerPoint et tous les autres programmes inclus dans le paquet Office de Microsoft comprennent une fonction permettant de sauvegarder automatiquement les fichiers qui y sont ouverts. Pour vous assurer que cette fonction est activée et pour définir l’intervalle de temps dans lequel la sauvegarde automatique des données doit avoir lieu, suivez les instructions ci-dessous.

Si vous utilisez un PC Windows, ouvrez n’importe quel programme inclus dans le package Office (par exemple Word) et commencez à créer un nouveau document (ou ouvrez un fichier existant). Cliquez ensuite sur le bouton « Fichier » en haut à gauche, allez dans « Options et sélectionnez Enregistrer » dans la barre latérale gauche. À ce stade, assurez-vous que l’option Sauvegarde automatique des informations à chaque fois est sélectionnée (sinon, sélectionnez-la vous-même) et fixez le nombre de minutes après lequel le programme doit automatiquement enregistrer les progrès que vous faites. Pour enregistrer les modifications, cliquez sur le bouton « OK ».

Si vous utilisez un Mac, vous pouvez régler les paramètres d’enregistrement automatique des fichiers en ouvrant n’importe quel programme inclus dans Microsoft Office (par exemple Word, Excel ou PowerPoint) et en allant dans le menu « Nom du programme et Préférences » en haut à gauche. Dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez l’icône « Enregistrer », cochez les cases « Autoriser l’enregistrement » en arrière-plan et « Enregistrer les informations » d’enregistrement automatique et définissez le nombre de minutes après lequel le logiciel doit enregistrer automatiquement les fichiers en utilisant le champ « Enregistrer chaque ». Fermez ensuite la fenêtre des préférences et les paramètres de stockage automatique des documents seront appliqués dans tous les programmes de la suite Office.

Sauvegarde automatique des fichiers ouverts dans LibreOffice

LibreOffice, la célèbre alternative gratuite et open source à Microsoft Office, comprend également une fonction d’enregistrement automatique des fichiers. Pour l’utiliser, il suffit d’accéder aux paramètres de la suite, de cocher une option et de préciser l’intervalle de temps dans lequel le travail de l’utilisateur doit être enregistré.

Si vous utilisez un PC Windows, démarrez LibreOffice en le recherchant dans le menu Démarrer (celui qui apparaît en cliquant sur le drapeau dans le coin inférieur gauche de l’écran) et en sélectionnant son icône dans les résultats de la recherche. Dans la fenêtre qui s’ouvre, allez dans le menu « Outils » en haut et sélectionnez « Options » dans ce dernier. Ensuite, développez l’élément « Charger/Enregistrer » dans la barre latérale gauche, allez à « Général » et cochez la case « Enregistrer les informations de réinitialisation automatique ». Enfin, indiquez le nombre de minutes après lequel les fichiers doivent être automatiquement enregistrés dans le champ de texte adjacent et appuyez sur le bouton « OK » pour enregistrer les paramètres.

Si vous utilisez un Mac, la procédure à suivre est très similaire. Démarrez ensuite LibreOffice via son icône dans le dossier Applications, allez dans le menu LibreOffice en haut à gauche et sélectionnez « Préférences » dans ce dernier. Dans la fenêtre qui s’ouvre, développez l’élément « Charger/Enregistrer » situé dans la barre latérale gauche, allez à « Général » et cochez la case « Enregistrer les informations de réinitialisation automatique ». Précisez donc le nombre de minutes après lequel le travail doit être enregistré automatiquement (en utilisant le champ de texte approprié) et cliquez sur le bouton « OK » pour enregistrer les modifications.